Neue Probleme bei der Betriebsprüfung

Im Folgenden eine Auswahl von Themen, die bei der Betriebsprüfung immer wieder Probleme verursachen:

Grundaufzeichnungen – Vollständigkeit und Aufbewahrung

Eine Grundaufzeichnung ist die erste Erfassung eines Geschäftsfalles, egal ob händisch oder elektronisch. Sämtliche Grundaufzeichnungen, die zu Geschäftsfällen führen, müssen lückenlos geführt und aufbewahrt werden. Aufbewahrungsfrist 7 Jahre. Was eine verpflichtend aufzubewahrende Grundaufzeichnung ist, ist leider nicht abschließend geregelt, sodass es hier oft zu Diskussionen mit der Finanzverwaltung kommt (zB Angebote, wo es zu keinem Geschäftsabschluss kam, Terminkalender bei Friseuren, usw., Stundenaufzeichnungen für Regiearbeiten usw.). Im Zweifel mehr aufbewahren als weniger.

Besonders werden zum Beispiel die Angebote mit den Schlussrechnungen verglichen bzw. die Kalkulationsgrundlagen kontrolliert.

Aufbewahrung elektronischer Daten

Alle elektronisch erfassten, betrieblichen Daten sind aufzubewahren; neben der Buchhaltung sind das z. B. Fakturenprogramme, Lagerprogramme, Kalkulationen, Kostenrechnung, Schanksysteme, Reservierungsprogramme usw. Diese müssen innerhalb der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist in lesbarer Form der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Die Aufbewahrung von Ausdrucken genügt nicht, da die elektronische Analyse mittels Prüfprogrammen das Ziel ist.

Bareingänge, Kassabuch

Bareingänge müssen lückenlos mit Grundaufzeichnungen festgehalten werden. Ab 2016 gibt es die massiv erweiterten Vorschriften zu Belegerteilung und Registrierkassenpflicht. Ein Kassabuch ist nicht immer zwingend zu führen, wenn sämtliche Barbewegungen auf andere Art und Weise nachgewiesen werden können (z. B. lückenloses Kassenprogramm). Nach Möglichkeit ist unsere Empfehlung, ein Kassenbuch zu führen, da es sonst immer wieder endlose Diskussionen mit der Finanzverwaltung gibt.

Registrierkassen

Die Kassenanforderungen sind ab 2016 sehr streng Auch in der Vergangenheit wurden Kassensystem auf die Funktionsrichtigkeit geprüft. Die Verpflichtung zur elektronischen Datenaufbewahrung besteht seit vielen Jahren. Empfehlenswert ist, vom Kassenhersteller eine Beschreibung nach „E131“ anzufordern und griffbereit zu haben, wenn eine Prüfung bzw. Kontrolle durch die Finanzpolizei stattfindet.

Bis 31.3.2017 ist der Manipulationsschutz (Chip) einzubauen und die Registrierung der Registrierkasse über FinanzOnline umzusetzen.

Korrekte Eingangsrechnungen

Zum Vorsteuerabzug berechtigen nur Rechnungen mit sämtlichen erforderlichen Rechnungsmerkmalen. Eine nachträgliche Korrektur ist zwar möglich, aber nur solange die rechnungsausstellende Firma besteht. Rechnungen müssen daher sofort bei Eingang im Unternehmen auf Richtigkeit kontrolliert werden (Merkblatt Rechnungsmerkmale). Ebenso wichtig ist die Kontrolle der UID-Gültigkeit und Aufbewahrung eines Nachweises der Überprüfung. Vor allem bei Buchhaltungen, bei denen wir elektronisch Daten übernehmen, müssen diese Kontrollen immer im Unternehmen erfolgen.

Ausfuhrnachweise

Wird ein Umsatz in Österreich steuerfrei gelassen infolge Exports, müssten klare Nachweise der Verbringung ins Ausland vorliegen. Bei Speditionen gibt es die entsprechenden Fracht-papiere, beim Touristenexport ist zumindest eine Passkopie des Abholers und eine Erklärung, dass die Ware ins Ausland verbracht wird, erforderlich (Merkblatt Exportnachweise).

Abgrenzung Privat – Betrieb

Fixer Bestandteil jeder Prüfung ist die Angemessenheit der Privatanteile. Dabei ist relevant, welche Vermögensgegenstände (Autos, Wohnung, Ferienwohnung oder Ähnliches) es in der Privatsphäre und in der Betriebssphäre gibt, um erforderlichenfalls einen angemessenen Privatteil herauszurechnen. Bei Autonutzung mit sehr geringem Privatanteil oder geringem Sachbezug ist ein Fahrtenbuch unbedingt empfehlenswert. Das Fahrtenbuch muss übereinstimmen mit den Tankrechnungen, Mautbelegen, Servicerechnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen, was in vielen Fällen im Detail geprüft wird. (v.a. bei GPLA).

Herkunft von Privateinlagen

Die Herkunft von Privateinlagen wird in den meisten Fällen lückenlos geprüft. Hier muss belegt werden, von welchem Konto oder Sparbuch oder Wertpapierdepot das Geld stammt. Die Schenkung von der Oma ist nur dann glaubwürdig, wenn auch eine Schenkungsmeldung zeitnah gemacht wurde.

Vermögensdeckungsrechnung

Die Prüfer kontrollieren in vielen Fällen, ob der Lebenshaltungsaufwand der Unternehmer-familie mit dem Nettoeinkommen im Einklang steht. Dabei werden neben den laufenden Lebenshaltungskosten auch Hobbies, Ferienhäuser, die Autos oder Studienkosten der Kinder, Pflegekosten für Eltern und Großeltern usw. miteinbezogen. Der Informationsstand der Prüfer ist bei Beginn der Prüfung außerordentlich hoch aufgrund der elektronischen Medien und der zunehmenden Vernetzung. Im Vorfeld abgefragt: Grundbuch, Firmenbuch, KFZ-Anmeldungen, Baugenehmigungen Gemeinde, Facebook, LinkedIn…

Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitszeitaufzeichnungen sind für jeden Mitarbeiter verpflichtend durch den Arbeitgeber zu führen. Es empfiehlt sich, diese Verpflichtung im Dienstvertrag an den Arbeitnehmer zu übertragen. Dies gilt auch für mitarbeitende Familienmitglieder. Geprüft werden die Zeitaufzeichnungen nicht nur vom Arbeitsinspektorat, sondern auch im Zuge der GPLA und auch gelegentlich von Betriebsprüfern (betreffend Familienmitglieder). Die Arbeitszeitaufzeichnungen sollten vom Dienstnehmer unterschrieben sein. Besonders kritisch hinterfragt werden ständig gleichbleibende Dienste (zB kein Krankenstand, pünktlicher Dienstbeginn und Dienstende) Weiters müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen mit diversen elektronischen Systemen übereinstimmen, wie Schankanlage oder elektronische Zutrittssysteme, Tachoscheiben LKW, ASFINAG elektronische Maut, Zutrittszeiten des Schilehrers beim Schilift usw., da hier sehr leicht die Richtigkeit widerlegt werden kann.

Personalverrechnung, GPLA

Durch die unglaublich strengen Bestimmungen und Strafen des Lohn- und Sozialdumping Bekämpfungsgesetzes sind Verstöße gegen die richtige Einstufung von Dienstnehmern bzw. zu geringe Zuschläge oder Sonderzahlungen extrem teuer geworden. Empfehlenswert ist eine Dokumentation der Einstufung und Begründung je Dienstnehmer. Verstärkt kontrolliert werden derzeit vor allem im Gastgewerbe die Ruhezeiten. Auf die Wichtigkeit von plausiblen /richtigen Arbeitszeitaufzeichnungen wurde schon hingewiesen.

Sachbezüge müssen zeitgerecht an die Lohnverrechnung gemeldet werden. Probleme gibt es aktuell in Fällen, wo der Firmenwagen vom Unternehmer auch privat genutzt wird, der Ehepartner des Unternehmers im Dienstverhältnis beschäftigt ist und gelegentlich auch mit diesem Wagen fahren kann: Dann ist die GPLA der Ansicht, dass hier der Sachbezug voll anzusetzen ist, zusätzlich zum ohnehin schon versteuerten Privatanteil beim Unternehmer.

Nicht abzugsfähige Vorsteuern

Die Vorsteuern aufgrund ordnungsmäßiger Rechnungen sind zum einen dann nicht abzugsfähig, wenn es um privat verursachte Positionen geht und zum anderen im Zusammenhang mit „unecht befreiten Umsätzen“. Letztere liegen z. B. bei Wohnungsverkäufen an Privatpersonen bei Bauträgern vor. Damit zusammenhängende Vorsteuern sind nicht abzugsfähig. Aliquot betrifft das auch die Gemeinkosten des Unternehmens.

Eine besondere Umsatzsteuerfalle gibt es ab 2012 für Vermieter von Geschäftsräumen: Der Vorsteuerabzug für die Errichtung des Mietobjektes ist nur dann möglich, wenn der Mieter zum mindestens 95 % umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführt: Die Steuerlast beim Vermieter ist somit von der Geschäftstätigkeit des Mieters abhängig – was ziemlich komisch ist. Ist der Mieter daher ein Bauunternehmen, das in einem Jahr mehrere Wohnungen an Private verkauft, müsste der Vermieter die Vorsteuern für das vermietete Objekt teilweise rückzahlen (in der Praxis weiß das der Vermieter im Regelfall gar nicht).

Kalkulationen

Die Kalkulationen im Gastgewerbe sind ein Dauerbrenner. Sämtliche nicht verkaufte Waren, wie Einladungen, Gästegeschenke, Geburtstagsumtrunk, Spende an die Feuerwehr, Bruch und Verderb usw., sollen so gut wie möglich dokumentiert werden, ebenso Naturalrabatte. Getränke- und Speisekarten sind 7 Jahre aufzubewahren. Da zur Verprobung Mengenrechnungen gemacht werden, kommt auch der korrekten Inventur hohe Bedeutung zu, da der genaue Anfangs- und Endbestand jedes einzelnen Getränks miteinbezogen wird.

Finanzstrafgesetz

Bei Nachzahlungen aus Prüfungen werden vermehrt Strafverfahren eingeleitet. Hinsichtlich Strafbarkeit ist bei mehreren Geschäftsführern die Bestellung eines „Verantwortlichen Beauftragten“ empfehlenswert, mit einer klaren und eindeutig dokumentierten Ressortzuteilung, womit die Strafbarkeit nur bei einer Person besteht. Bei grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Vergehen sind entsprechende Finanzstrafen zu erwarten, wobei ab € 100.000,– Nachzahlungsbetrag bereits Gerichtszuständigkeit besteht.

Private Bankkonten, Kontenregister

Es besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht von privaten Bankunterlagen, sofern von allen Erträgen die KeSt abgezogen wurde. Ausländische Kapitalerträge sind in der Steuererklärung zu erfassen und auf Anforderung Belege vorzulegen. Rein praktisch ist es in einigen Fällen aber sehr hilfreich, wenn die privaten Bankkonten vorgelegt werden können, wenn Zweifel in betrieblichen Fragen des Geldflusses bestehen, was zu einer ungleich besseren Gesprächsatmosphäre und somit zu einer erträglichen Lösung beiträgt. Ab 2016 gibt es das Kontenregister, wodurch die Finanz in begründeten Zweifelsfällen eine Übersicht über die Konten ansehen kann (nicht jedoch die Details der einzelnen Kontenbewegungen, dies geht erst im Rahmen eines Strafverfahrens).