Wer darf im Unternehmen rechtsverbindliche Unterschriften leisten?

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Eine klare Regelungen der Zuständigkeit und Vollmacht gehören zum unbedingten Grundgerüst jedes Unternehmens. Denn kaum ein Inhaber oder Geschäftsführer wird alle Aufgaben selbst wahrnehmen. Erweitert wird deren Wirkungskreis durch Mitarbeiter, die innerhalb des Betriebes entscheiden und auch nach außen handeln. Unter anderem durch rechtsverbindliche Unterschriften.

Da es offenbar häufig zu Schwierigkeiten mit „Geschäftsabschlüssen“ durch Mitarbeiter ohne Vollmacht kommt, haben wir einige Tipps zusammengefasst:

Klare Weisungen

Durch Weisungen an die Mitarbeiter im Hotel sollte klargestellt werden, dass es ihnen nicht gestattet ist, eigenmächtig Geschäfte für das Hotel abzuschließen. Die Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie bei Verstoß dagegen als Scheinvertreter zur Haftung für einen dem Lieferanten durch die unwirksame Vertretung entstanden Schaden herangezogen werden könnten. Den Mitarbeitern sollte aufgetragen werden, jeden Vorgang, der einen Geschäftsabschluss beinhalten könnte sofort an den Hotelier/Geschäftsführer zu melden, damit dieser umgehend reagieren kann.

Anschein vermeiden

Der Hotelier/Geschäftsführer sollte vermeiden den Anschein zu erwecken jemanden, den er tatsächlich nicht bevollmächtigt hat, Vollmacht erteilt zu haben. Ein derartiger Anschein kann z.B. dadurch zustande kommen, indem der Hotelier zusieht, wie ein Nicht-Bevollmächtigter in seinem Beisein Geschäfte schließt und nicht darauf reagiert.

Ungewünschter Geschäftsabschluss – umgehende Klarstellung nötig

Ist es dennoch zu einem ungewünschten „Geschäftsabschluss“ durch einen Mitarbeiter ohne Vollmacht gekommen – so sollte beim Geschäftspartner umgehend klargestellt werden, dass ein Nichtbevollmächtigter gehandelt hat, das Geschäft nicht gewünscht ist und auch nicht nachträglich genehmigt wird.

Allfällige Warenlieferungen sind nicht anzunehmen bzw. zurückzuschicken. Dies ist sehr wichtig, denn andernfalls wird angenommen, dass der Hotelier durch Zuwendung der Lieferung das Geschäft nachträglich genehmigt hat, was die Heilung des Vollmachtmangels bewirken würde. Der Kaufpreis ist nicht zu bezahlen. Denn mangels Vertretungsmacht und Vollmacht ist das Geschäft nicht wirksam zustande kommen, es besteht daher auch kein Anspruch des Lieferanten auf Bezahlung des Kaufpreises. Dies gilt auch dann, wenn der Lieferant Mahnungen schickt und mit Klageinbringung droht. Es ist schwieriger, einen einmal bezahlten Kaufpreis zurückzufordern, als sich auf Bezahlung klagen zu lassen und den Mangel der Vertretungsmacht einzuwenden.

Prokura für leitende Mitarbeiter (z.B. für Direktion)

Die Prokura ermächtigt zu allen Rechtshandlungen, die mit dem gewöhnlichen Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zusammenhängen (können).

  • Abschluss von Kaufverträgen (Kaufauftrag-Prinzip)
  • Erteilung von Weisungen
  • Auflösung und Änderungen von Vertragsverhältnissen
  • Abschluss und Durchführung von wechselseitigen Verträgen
  • Ein- und Verkauf beliebiger Waren
  • Ausübung der Dienstgeberfunktion

Zulässige Beschränkungen

  • Beschränkungen im Innenverhältnis
  • Beschränkung auf gewisse Geschäfte: z.B. nur Geschäfte bis zu einer bestimmten Größenordnung.

Beschränkung auf gewisse Arten von Geschäften (Beispiele)

  • Der Erwerb, die Veräußerung und Belastung von Liegenschaften;
  • die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten;
  • die Auf- und Übernahme von Anleihen, Darlehen und Krediten oder Bürgschaften, wozu auch die Überziehung der Kontokorrentrahmen um mehr als € xy, — außerhalb des genehmigten Jahresbudgets zu zählen ist;
  • die Prozessführung;
  • der Erwerb und die Veräußerung von Beteiligungen sowie der Erwerb, die Veräußerung und die Stilllegung von Unternehmen und Betrieben;
  • Investitionen, die Anschaffungskosten im Einzelwert von € xy, — über das Budget hinaus und insgesamt in einem Geschäftsjahr Anschaffungskosten von € xy, — über das Budget hinaus übersteigen;
  • die Gewährung von Darlehen und Krediten;
  • die Abschlüsse von Rechtsgeschäften, die dem Hotel über mehr als drei Jahre hinaus binden und mehr als xy % des Budgets jährlich belasten, der Abschluss sonstiger Rechtsgeschäfte außerhalb des normalen Geschäftsverkehrs;
  • der Abschluss von sonstigen Rechtsgeschäften, die dem Hotel über fünf Jahre binden.

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