Meldezettel und Zustimmungserklärung?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit dem 25. Mai 2018 und regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, sodass innerhalb der EU ein weitestgehend einheitliches Datenschutzrecht gilt. Neben umfangreichen Dokumentationspflichten und der Erstellung eines Verarbeitungs-Verzeichnisses geht es unter anderem auch um die Überprüfung bzw. Aktualisierung der Zustimmungserklärungen.

Check-In und Zustimmung zum Newsletter

Newsletter-Zustimmungen von Gästen, die bereits nach altem Recht wirksam eingeholt wurden (bspw. durch Double-Opt-in) gelten grundsätzlich auch weiterhin. Auch unter der neuen DSGVO sollte das Double-Opt-in Prinzip nach Möglichkeit angewandt werden, um die Einwilligung im Zweifel auch einfach nachweisen zu können. Oftmals bietet sich im Hotel die Check-in Situation an, um diverse Einwilligungen von den Gästen zu erhalten. Jedenfalls ist bei der Einholung der Zustimmungserklärung auf eine Trennung zwischen Gästeverzeichnisblatt (Meldezettel) und freiwilligen Angaben (wie der Zustimmung zum Newsletter) zu achten.

Es sollte darauf geachtet werden, dass auf dem Meldezettel gar keine E-Mail Adresse abgefragt wird, da ansonsten auch Daten (Mailadresse) an Dritte (die Gemeinde) übermittelt werden, für deren Verarbeitung keinerlei Zweck, Veranlassung oder Berechtigung besteht. Die Zustimmung gilt mitunter nur für die Verarbeitung zum Zwecke des Newsletter-Versandes des Hotels, während für die Gemeinde keine Rechtsgrundlage besteht.

Daher sollte beim Check-In des Gastes ein vom Meldezettel unabhängiges Beiblatt mit einer Zustimmungserklärung zum Newsletter ausgehändigt werden.

Beispiel: Zustimmungserklärung zum Newsletter-Empfang

Folgender Absatz kann mit Unterschrift als Zustimmungserklärung zum Newsletter-Empfang verwendet werden:

Ich bin damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten (Name und E-Mail-Adresse) zum Zweck des Newsletter-Empfangs erhoben, verarbeitet und auf unbestimmte Dauer genutzt sowie an externe Dienstleister für den Versand weitergegeben bzw. übermittelt werden.

Ich bin darauf hingewiesen worden, dass die erhobenen persönlichen Daten meiner Person unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erhoben, verarbeitet, genutzt und übermittelt werden.

Ich bin zudem darauf hingewiesen worden, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung meiner Daten auf freiwilliger Basis erfolgt. Ferner, dass ich mein Einverständnis ohne für mich nachteilige Folgen verweigern bzw. jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.

Meine Widerrufserklärung werde ich richten an:
VERANTWORTLICHER; [Anschrift]; E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Im Fall des Ablaufes des Verwendungszwecks, eines Löschungsbegehrens durch den Betroffenen oder durch Widerruf werden mit dem Zugang meiner Widerrufserklärung meine Daten an allen Speicherorten unwiederbringlich gelöscht.